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新版企業(yè)郵箱歸檔說明及使用方法

作者:阿里郵箱    發(fā)布時間:2022-08-23 11:01:16  訪問量:1005  

背景

電子郵件作為企業(yè)溝通內(nèi)外的手段,隨著使用率的不斷提升,企業(yè)將郵件數(shù)據(jù)視作重點保護對象。相較于以往的電子郵件多以備份為主,使得企業(yè)浪費了大量存儲資源和后續(xù)的數(shù)據(jù)調(diào)閱時間,大大增加了企業(yè)的營運成本和風(fēng)險。通過郵件歸檔,可以大大的降低營運成本和風(fēng)險,從而可以有效的長期保存并使用電子郵件,用戶可以自主選擇是否開啟郵件歸檔功能,并可以基于郵箱帳號、發(fā)件人、收件人、關(guān)鍵字和時間區(qū)間進行查詢,提供查詢結(jié)果的導(dǎo)出和甚至于作為有效的法律依據(jù)。且郵件歸檔是對企業(yè)用戶郵箱在業(yè)務(wù)開展過程中,對郵件內(nèi)容進行集中歸檔,并根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)進行一定時期的保留,在需要的時候可以通過對歸檔郵件的查找,并可以導(dǎo)出需要的郵件,獲取歷史郵件信息或者用作訴訟證據(jù)。

概述

在此背景下,阿里郵箱推出了“郵件歸檔服務(wù)”,對郵件數(shù)據(jù)進行在線歸檔、分類管理、歸檔郵件查詢、郵件數(shù)據(jù)長期保存。

塞班斯法案-奧克斯利法案

薩班斯-奧克斯利法案是美國立法機構(gòu)根據(jù)安然有限公司、世界通訊公司等財務(wù)欺詐事件破產(chǎn)暴露出來的公司和證券監(jiān)管問題所立的監(jiān)管法規(guī),簡稱《SOX法案》或《索克思法案》。

美國出臺的《塞班斯法案》本質(zhì)上是為了保護在證券市場上的投資者,而最初的郵件歸檔正式參考了塞班斯法案對企業(yè)電子郵件存檔相關(guān)舉措,隨著市場和監(jiān)管體制的不斷完善,電子郵件來往的實時記錄和長久保存以及不被篡改的歸檔服務(wù),為企業(yè)帶來了可靠的數(shù)據(jù)依存,甚至郵件可以成為法律證據(jù)。

中國塞班斯法

為了保證數(shù)據(jù)信息的完整性和可用性,2005年國家檔案局發(fā)布相關(guān)文檔,規(guī)定了公務(wù)電子郵件的撰寫、傳遞、鑒定、歸檔、整理、移交與保管等規(guī)范化程序與管理規(guī)則。以及2008年6月28日,國家財政部、證監(jiān)會、審計署、銀監(jiān)會、保監(jiān)會聯(lián)合發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》,強烈規(guī)范企業(yè)單位必須提供保存營運資料以及降低營運風(fēng)險相關(guān)措施。

1、

付費的企業(yè)用戶可免費使用阿里郵箱的郵件歸檔服務(wù),僅歸檔管理員可以開啟/關(guān)閉郵件歸檔功能,以及進行歸檔郵件的查詢,歸檔三方接口開啟等,postmaster賬號默認情況下沒有歸檔功能相關(guān)權(quán)限,超級管理員可以給用戶分配歸檔管理員權(quán)限,創(chuàng)建歸檔管理員,超級管理員或者歸檔管理員可以通過“統(tǒng)計與日志-歸檔日志查詢”,進行審計日志的查詢。

①郵件歸檔服務(wù)默認關(guān)閉,需登錄歸檔管理員賬戶,進去管理后臺-“郵件歸檔”-選擇“歸檔郵件管理”-打開“郵件歸檔服務(wù)”。

②歸檔信息概要

可開通歸檔郵箱:企業(yè)可以開通郵件歸檔服務(wù)的郵箱總數(shù)

已開通歸檔郵箱:企業(yè)已經(jīng)開通郵件歸檔服務(wù)的郵箱數(shù)

歸檔保留年限:郵件歸檔服保存年限默認5年

上次開啟時間:郵件歸檔服務(wù)最近一次開啟時間

上次關(guān)閉時間:郵件歸檔服務(wù)最近一次關(guān)閉時間

歸檔管理員:郵件歸檔服務(wù)管理員名稱

歸檔狀態(tài):歸檔服務(wù)目前所處狀態(tài)

③查詢歸檔郵件

查詢歸檔郵件:進入域管理界面,點擊“高級應(yīng)用”-“郵件歸檔”-“查詢郵件歸檔”,輸入需要查詢郵件郵箱的完整地址和時間范圍,點擊查詢即可

查詢條件解釋:

歸檔郵箱:指查詢歸檔的郵箱帳號,這是必填項;

發(fā)件地址:歸檔郵件的發(fā)件人;

收件地址:歸檔郵件的收件人;

關(guān)鍵字:搜索郵件的關(guān)鍵字條件,通過“搜索關(guān)鍵字范圍”限定范圍;

時間范圍:搜索的歸檔郵件的時間范圍;

關(guān)鍵字范圍:可以選擇主題,正文,附件標題;

郵箱狀態(tài):對于重名的歸檔郵箱,比如以前的歸檔帳號離職了,帳號刪除后,又建了一個一樣賬號的郵箱,通過該狀態(tài)刪除時間進行區(qū)別;

④.查看、導(dǎo)出歸檔郵件

查看歸檔郵件:進入域管理界面,點擊“高級應(yīng)用”-“郵件歸檔”-“查詢郵件歸檔”,輸入需要查詢郵件郵箱的完整地址和時間范圍,根據(jù)收發(fā)件地址、關(guān)鍵字進行查詢后,點擊查看即可看到郵件具體內(nèi)容

⑤.管理設(shè)置歸檔賬號POP3密碼

設(shè)置POP3密碼:進入域管理界面,點擊“高級應(yīng)用”-“郵件歸檔”-“三方歸檔對接”-開啟“郵件歸檔POP3服務(wù)”-輸入密碼-點擊“保存”

企業(yè)郵箱

⑥.歸檔日志查詢

查詢歸檔日志:進入域管理界面,點擊“統(tǒng)計與日志”-“行為查詢”-“歸檔日志查詢”,選擇管理員和時間范圍,根據(jù)關(guān)鍵字和操作類型進行精準查詢


說明

1)  郵件歸檔保存時效

阿里企業(yè)郵箱歸檔服務(wù)有效期5年,即在郵箱服務(wù)內(nèi)的用戶,郵件歸檔最長保存近5年,超過期限的歸檔郵件會被自動刪除。歸檔服務(wù)隨郵箱服務(wù)終止,所有歸檔郵件會被刪除,不再繼續(xù)保存

2)歸檔細則

·單獨發(fā)送的郵件只歸檔一封郵件

·同時給多人發(fā)送的郵件只歸檔一封

·分別給多人發(fā)送的郵件歸檔多封

·監(jiān)控的郵件不歸檔

·自動轉(zhuǎn)發(fā)、自動回復(fù)、垃圾郵件進行歸檔

·規(guī)則自動刪除郵件進行歸檔

·系統(tǒng)通知郵件進行歸檔

·外發(fā)限制的用戶給外域賬號或內(nèi)部賬號發(fā)郵件,發(fā)送成功的進行歸檔

·外域給外收限制外收限制賬戶發(fā)郵件,未接收成功的不歸檔

·刪除或被禁用的郵箱賬戶中的郵件依然被歸檔

·用戶刪除的郵件依然被歸檔

·只有管理員可以查看歸檔郵件,關(guān)閉郵件歸檔服務(wù)后,用戶新郵件將不再歸檔保存,歷史歸檔的郵件在歸檔期限內(nèi)會保存。

·郵件歸檔服務(wù)可下載/批量下載和查看郵件

·郵件歸檔服務(wù)不支持下載及查看歸檔郵件中的附件,不可刪除歸檔郵件

·支持歸檔服務(wù)的操作日志記錄

·支持第三方歸檔服務(wù)




聲明:本文由收集整理的《新版企業(yè)郵箱歸檔說明及使用方法 》,如轉(zhuǎn)載請保留鏈接:http://m.spydll.com/news_in/817

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